Levantamento realizado pela consultoria da gestão e projetos ProGeps Consult aponta que os profissionais em posição de gestão dedicam 59% do tempo de trabalho a ações voltadas a solucionar problemas urgentes, responder e-mails, e participar de reuniões.

A pesquisa aponta que ações estratégicas, que podem gerar resultados diretos para a organização concentram
apenas 16% do tempo dos profissionais. Além disso, apenas 1% das horas trabalhadas são destinadas ao treinamento de suas equipes. Como consequência, segundo a pesquisa, a maioria das equipes alcançam apenas 60% de sua capacidade produtiva.

De fato, essa pesquisa apenas consolida o que já conhecemos como os grandes vilões de tempo no mundo corporativo contemporâneo: urgências, e-mails e reuniões. As urgências, na sua grande maioria são problemas que se repetem pela suposta “falta de tempo” para analisá-los e resolvê-los na raiz, e como consequência, perde-se grande parte do tempo resolvendo problemas que foram criados pela decisão de atacar apenas o efeito, e não a
causa.

Como coach, me deparo com vários executivos que não conseguem ser estratégicos porque se perdem no meio das urgências do dia a dia. Em um dos casos que acompanhei, o executivo decidiu começar a questionar as urgências que chegavam diariamente às suas mãos.

Para cada urgência, ele devolvia ao solicitante duas perguntas: “Por que esta urgência aconteceu. Quais foram os fatos que levaram ao surgimento desta urgência?” e “O que está sendo feito para que esta urgência não volte a acontecer?”.

Apenas com essa atitude conseguiu diminuir suas urgências em mais de 50%; não apenas porque as pessoas começaram a tratar a causa dos problemas, mas porque, na verdade, muitas situações apareciam com “roupa de urgência” apenas para serem tratadas mais rapidamente, como prioridade.

Experimente fazer estas duas perguntas no dia a dia. Se for realmente uma urgência, resolva-a imediatamente para que não se torne uma emergência, e em seguida analise-a e trate-a em suas causas, com planos de ação e planejamento para que não volte a ocorrer.

Reuniões: mais um grande vilão. Segundo a Triad Consulting, uma empresa com 100 funcionários perde anualmente por volta de R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais) em reuniões improdutivas.

Números que não aparecem no balanço das empresas, mas que representam o custo do tempo perdido por profissionais que participam de reuniões improdutivas, as quais, muitas vezes sequer precisariam acontecer, e mesmo quando necessárias, ocupam o tempo de pessoas que não precisariam participar.

Para que uma reunião seja eficaz e produtiva:

1. É preciso estabelecer os objetivos da reunião. Uma reunião não precisa apenas de pauta, mas de objetivos: Qual é o resultado que queremos obter ao final da reunião? No máximo 3 objetivos específicos; mais que isso a reunião tende a dispersar.
2. A partir dos objetivos estabelece-se uma pauta para reunião, com os temas que serão discutidos e para cada tema deve haver a duração. Se não determinarmos a duração de cada tema, eles se estenderão pelo tempo que desejarem. Toda reunião precisa ter horário de inicio e término, e tais horários devem ser respeitados.
3. Toda reunião precisa ter um líder. Alguém que faça cumprir os temas e tempos estipulados. Esse líder precisa agir com educação, porém com firmeza: não deve permitir que se perca o foco durante a reunião. É muito comum que as pessoas tragam à mesa temas que não fazem parte dos objetivos, tirando o foco principal da reunião. A figura do líder nas reuniões é imprescindível.
4. O líder deve convidar para a reunião apenas as pessoas que realmente podem agregar aos objetivos estabelecidos.
5. O líder da reunião também conduz os participantes a definir os próximos passos, com tarefa, data e responsável, documentando o plano de ação em uma ata simples, curta e objetiva, e também faz o acompanhamento desse plano.

Bem, chegamos aos e-mails, certamente o maior de todos os vilões de tempo no mundo corporativo. Os problemas com este tema são inúmeros, começando pelo fato de que muitos assuntos não deveriam ser tratados por e-mail, mas por telefone ou pessoalmente.

O e-mail não deve ser usado para coisas urgentes, ou para assuntos que requerem maiores explicações, discussões ou conversas longas. Se você não conseguir resolver um tema até a terceira ou quarta mensagem, é hora de deixar o e-mail de lado e conversar com a pessoa.

Outra boa prática é copiar as pessoas que precisam saber sobre o resultado do assunto em questão apenas quando ele estiver concluído. Não é preciso copiá-las em todas as mensagens. Isso as ajuda a diminuir o número de e-mails em sua caixa de entrada.

Às vezes a pessoa está a poucos metros de distância, e em vez de usarmos as pernas e a voz para conversar com elas, preferimos enviar um e-mail. Precisamos resgatar as boas conversas, face a face, olhos nos olhos. Não podemos deixar que a tecnologia nos afaste das coisas mais importantes em um ambiente de trabalho: o relacionamento entre as pessoas.

Aqui vão mais algumas dicas para lidar com o e-mail:

• Desligue o aviso de novos e-mails. Estabeleça horários durante o dia para leitura de e-mails. Se você está concentrado em uma tarefa, chega um novo e-mail, e aquela janelinha aparece no canto da tela do computador, você perde a concentração, e segundo especialistas, para retornar ao mesmo nível de concentração você leva em torno de 20 minutos. Multiplique isso pelas vezes que isso acontece, e verá quanto tempo você perde com esse simples detalhe. Por isso, não hesite, desligue o aviso de novos e-mails e estabeleça horários para lê-los.
• Leia seus e-mails sequencialmente, e quando abrir um e-mail, não o feche mais; faça alguma coisa com ele. Se não é importante, apague. Se é importante, armazene, ou responda, caso seja rápido. Se a resposta demandar algum tempo, então transforme o e-mail em uma tarefa que será planejada e priorizada, e retire-o da sua caixa de entrada.

Caso o e-mail seja um convite para uma reunião ou compromisso, transforme-o em compromisso, e apague-o da sua caixa de entrada. Se você usa o Outlook da Microsoft, isso é bem simples de fazer. Basta arrastar a mensagem para a caixinha de “Tarefas” ou “Compromissos” que ela automaticamente se transforma em um deles.

Se você seguir estes passos, sua caixa de entrada vai ficar muito mais limpa, e ao mesmo tempo vai conseguir cuidar melhor das suas tarefas e compromissos. Existem muitos outros ladrões de tempo, mas se os gestores cuidarem destes três pontos aqui mencionados: Urgências, Reuniões e E-mails, certamente sua produtividade aumentará muito.26

Por Marco Fabossi, sócio-diretor da Crescimentum