Gestão de Tempo: como o Business Planner vai te tornar mais eficiente
Por Fernanda Okura, consultora educacional da Crescimentum
A vida de um empreendedor está longe daquele sonho glamuroso de liberdade, tranquilidade e férias sem perder de vista.
Quem saiu do mundo corporativo e teve a coragem de iniciar uma jornada empreendedora descobre rapidamente que ser empreendedor é sinônimo de “máxima ocupação em tempo integral”, ou seja, uma habilidade é essencial: Gestão de Tempo!
Começar uma empresa do zero, na maioria das vezes significa passar muito tempo fora do escritório, fazer inúmeras reuniões, ver números de vendas o tempo todo, verificar e-mails, mensagens e, se sobrar tempo, acompanhar sua equipe.
Há certas decisões que simplesmente não acontecerão sem sua contribuição. Internamente, você gostaria que sua equipe se movesse de forma rápida e fosse mais independente.
Externamente, você quer resolver as coisas e tirá-las da frente o mais rápido o possível. Falta tempo para liderar as pessoas, mas para fazer o seu negócio crescer, preparar e guiar as pessoas é um fator crítico de sucesso. É um paradoxo.
Sumário
Como empreendedor você possivelmente carrega o peso de dezenas ou até mesmo centenas de vidas que confiaram nas suas ideias e dependem de você.
Parece difícil, não? É pior do que qualquer “não empreendedor” consegue imaginar.
As 40 ou 48 horas semanais de um colaborador individual empregado em uma organização, podem tornar-se 80 ou 90.
Grant Cardone, empreendedor de sucesso e colunista do New York Times revelou em uma de suas entrevistas que chegou a trabalhar 95 horas por semana nos primeiros anos de seus negócios.
Mas será que tantas horas são realmente necessárias? Melhor: será que um empreendedor poderia trabalhar tão bem quanto, mas em uma quantidade menor de horas?
Como os empreendedores têm utilizado o seu tempo? Aspectos realmente importantes e estratégicos estão nessa conta?
Para te ajudar nessa jornada e facilitar as suas respostas para as perguntas acima, nós criamos a ferramenta Business Planner.
Essa é uma ferramenta simples que pode ajudar você a diagnosticar a sua rotina, compreendendo melhor onde seu tempo está sendo gasto e avaliando o que pode ser melhorado.
Pensa rápido: Como você distribui e utiliza o seu tempo? Gasta mais tempo liderando e gerenciando as pessoas ou dedica-se mais a coisas rotineiras e operacionais? Quanto tempo da semana você investe em seu autodesenvolvimento e aprimoramento?
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Esse é o passo que provavelmente te tomará mais tempo, mas valerá a pena!
Agora que você já sabe quais tarefas teve na última semana e como elas estão distribuídas, questione-se percentualmente qual o valor gasto em cada uma.
Por exemplo: na última semana Pedro, um empreendedor jovem e entusiasmado, dedicou cerca de 50% do tempo nas atividades operacionais (coluna 1), 10% nas atividades estratégicas (coluna 2), 5% em reuniões e relacionamentos com clientes (coluna 3), 5% do tempo estudando (coluna 4) e 30% ajudando seus colaboradores a se desenvolverem (coluna 5).
Ou seja, o que você gostaria de melhorar e como entende que poderia atuar de uma maneira melhor, mais estratégica e eficaz? Será que você está gastando muito tempo na operação?
Será que algumas dessas tarefas operacionais poderiam ser delegadas? Será que você está negligenciando o seu próprio desenvolvimento?
Será que sua equipe está recebendo a orientação e o treinamento necessários da sua parte para fazerem o que precisa ser feito? Você tem cuidado da gestão e contratação das pessoas devidamente?
Para ilustrar melhor essa ideia voltemos ao exemplo do Pedro: Ao fazer esse breve exercício ele percebeu que poderia gastar menos tempo no operacional e mais tempo nas atividades estratégicas e fortalecendo sua relação com clientes. A partir dessa análise simples e eficaz, Pedro partiu para a AÇÃO (passo 4)
Depois de preencher da forma mais sincera o possível o seu Business Planner, pergunte-se: O que eu deveria estar fazendo que não estou? O que tem carecido da minha atenção que tenho negligenciado? O que eu preciso fazer para usar o meu tempo de forma mais inteligente?
Monte o seu plano de ação e observe quais são as AÇÕES que você precisa tocar para melhorar sua gestão de tempo, ou seja, equilibrar o seu tempo e sua rotina semanal. Pergunte-se:
O que eu preciso parar de fazer?
O que eu deveria estar fazendo mais?
O que eu preciso começar a fazer?
Cada empreendedor poderá falar qual é a melhor forma de se usar o tempo. Para empreendedores a coluna 2 é crucial. Para outros, a coluna 3 será a mais importante. O que queremos lhe trazer com essa ferramenta é a consciência de como você pode usar seu tempo de forma mais inteligente e estruturada.
Essa ferramenta poderá lhe fornecer alertas do tipo “você está gastando tempo demais no operacional”. Ou: “Você precisa começar a estudar mais”.
– Observe com grande atenção a coluna 5! Muitos empreendedores negligenciam o tempo gasto com as pessoas, com liderança e com a contratação dos talentos.
Isso é natural uma vez que várias outras coisas do negócio estão nas suas mãos! Mas lembre-se: quem transporta a estratégia para a realidade são as PESSOAS que trabalham com você.
Sem elas devidamente preparadas, qualquer empresa seja ela pequena ou enorme estará fadada ao fracasso!
Gostou dessa ferramenta? Quer saber mais sobre como a rotina do empreendedor poderia ser mais eficiente? Percebeu que ainda precisa aprimorar o tempo gasto com pessoas, liderança e contratação? Conheça o curso Startups do Futuro e venha conferir as melhores práticas sobre gestão de colaboradores que estão sendo aplicadas por empresas referências como Google, Apple, Amazon, Zappos, Facebook, Netflix, LinedIn, entre outras.
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