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Como as técnicas de Coaching podem ajudar a aumentar sua produtividade?

Você saberia mensurar agora qual o seu nível de produtividade?

 

Uma pesquisa realizada em 2018 pela Universidade da Califórnia, apontou que a falta de produtividade é o que mais gera ansiedade e stress nas pessoas, impedindo-as de terem alta performance em suas vidas.

 

Imagine o seguinte cenário: carreira profissional, projetos pessoais, gerenciamento da casa, relacionamentos interpessoais. Agora reflita: administrar todas essas responsabilidades ao mesmo tempo, te traz tranquilidade ou te gera ansiedade?

 

Não existe mágica! Mas você sabia que existem algumas técnicas de Coaching que podem ajudar você aumentar sua produtividade? Mas antes vamos entender o que acontece com nosso cérebro quando temos que realizar muitas tarefas.

 

Entendendo como funciona nosso cérebro

 

Os estímulos que recebemos com a chamada Era Exponencial, são imensuráveis, afetando nossa capacidade de atenção, foco e concentração, e isso têm impacto direto no quanto conseguimos ser produtivos.

 

Muitos especialistas afirmam que nosso cérebro não está preparado para lidar com multitarefas, e ao dividirmos nossa atenção, ele irá focar naquilo que é mais significativo, diminuindo drasticamente a excelência com que realiza as demais.

 

Logo, entender que nosso cérebro não está preparado para focar em muitas tarefas ao mesmo tempo, é um passo importante para descobrir qual a melhor forma de alcançar o alto rendimento. Vamos lá?

 

Como as técnicas de Coaching podem ajudar a aumentar sua produtividade

 

Existem dentro da metodologia de Coaching, técnicas que aplicadas à rotina otimizam a forma como gerenciamos nossas tarefas, seja na vida profissional ou pessoal.

 

Mas, no dia a dia com rotinas atribuladas, muito trabalho e responsabilidades, como saber qual é a mais importante, ou, qual deve ser realizada primeiro?

 

O coaching é um processo que ajuda as pessoas atingirem seus objetivos a partir de suas melhores escolhas.
Desse modo, quando bem aplicadas, as técnicas podem levá-lo a gerenciar sua vida de maneira mais eficaz, alcançando um nível mais satisfatório de produtividade.

 

E quais são essas técnicas? Como aplicá-las?

 

1.Perguntas Poderosas

 

Diante de uma agenda cheia, o que você faz? Normalmente vai realizando tudo o que precisa, operando no “piloto automático”, correto? Não!

 

É nessa etapa que deveria entrar em cena os questionamentos, que na metodologia de coaching é uma técnica conhecida como: Perguntas Poderosas.

A capacidade de fazer as melhores perguntas é um dos principais fatores que distinguem as pessoas bem-sucedidas das demais.

 

Tony Robbins, Top 50 das pessoas mais poderosas do mundo, coach e autor best-seller,  afirma que “pessoas de sucesso fazem as melhores perguntas, e por essa razão, obtém as melhores respostas.”

 

E o que seriam perguntas poderosas? Aquelas que têm a capacidade de gerar reflexão, perguntas diretas, claras e abertas, que ajudam a criar o futuro ao invés de focar no passado. Você já fez perguntas poderosas a si mesmo?

 

É necessário analisar seu contexto e fazer uma avaliação inicial, entendendo quais são suas demandas e o que precisa gerenciar, seja uma atividade pessoal, ou, um planejamento de trabalho, de curto, médio ou logo prazo.

 

Isso diminuiria a chance de viver situações que gerariam desgaste e estresse. Portanto, saber fazer as perguntas certas, diante de muitas urgências, potencializa o seu rendimento, e é mais relevante do que sair operando no “piloto automático”.

 

2.Presença em Coaching

 

Depois de fazer perguntas transformadoras, qual o próximo passo?

 

Nessa etapa entra em cena outra técnica de Coaching, que chamamos Presença em Coaching.

 

Quanto mais presente e focados no lugar que precisamos estar, maior será nossa capacidade para sermos plenamente conscientes. Mais autoconhecimento e consciência as pessoas têm de si mesmas quando conseguem estar focadas, no momento atual.

 

É necessário trazer à consciência tudo o que precisa ser realizado: sua rotina, planejamentos, responsabilidades diárias, atividades, até aquela que você julga pequena, mas que quando somada às outras têm impacto em seu dia a dia.

 

Olhar sua vida através de uma perspectiva mais profunda, é primordial para conseguir avaliar o que é importante dentro da sua rotina. Só conseguimos mudar aquilo que conhecemos.

 

Isso possibilita olhar de maneira mais precisa sua gestão de tempo, se está desperdiçando energia ao invés de focar naquilo que requer atenção.

 

É comum ouvir: “não tenho tempo para isso”, “não consigo colocar mais nada na minha agenda”. Será que você está sabendo administrar sua rotina e seu tempo?

 

O escritor Charles DuhiggO poder do Hábito, acredita que a produtividade está mais vinculada ao hábito de criar e pensar rotinas, do que propriamente estar ocupado, sendo realizador de multitarefas.

 

Quando você não sabe administrar seu tempo, tudo pode parecer urgente, e talvez esteja gastando energia com algo que não seja relevante, apenas circunstancial.

 

Ser produtivo está relacionado à consciência que cada pessoa tem, sobre o que é importante, urgente ou circunstancial.

 

Por isso, gerenciar bem o tempo é gerenciar bem a vida. Só conseguiremos avançar, quando expandirmos a consciência.

 

3.Definindo objetivos

 

Depois de questionar e trazer à consciência sua vida, é hora de colocar em prática outra técnica de Coaching, é o momento de definir objetivos.

 

O objetivo diz respeito àquilo que se pretende atingir. É de extrema importância definir todas as metas que se deseja alcançar, pois elas te farão companhia na busca pelo alto rendimento.

 

Quão mais clara e específica for a formulação desses objetivos, maiores serão as chances de alcançá-los. É mais fácil definir um caminho quando se sabe aonde quer chegar.

 

Não há como gerenciar uma rotina cheia de tarefas e responsabilidades sem que elas sejam bem estruturadas. Ser produtivo é gostar de planejar!

 

Você gostaria de ter uma rotina produtiva? É preciso objetivos, metas e planejamento!

 

Assim afirma o Coach Executivo e Sócio-diretor da Crescimentum Marco Fabossi: “Para que os resultados sejam legítimos, também legítimos devem ser as metas e objetivos que conduzirão ao resultado. (…) Estabelecer metas e objetivos é o ponto de partida para aquilo que se deseja alcançar.”

 

4. Gerar planos de ação

 

Chegar até aqui é um grande avanço, mas para viver de fato uma rotina mais produtiva e feliz, é necessário realizar suas metas. Nessa etapa colocamos em prática outra técnica de coaching: o Plano de ação.

 

Depois de fazer perguntas poderosas, trazer à consciência tudo aquilo que o impede de ser produtivo e elaborar seus objetivos, é hora de definir um caminho factível.

 

É necessário saber o que de fato priorizar. Se pergunte: “o que é prioridade agora? Onde estou gastando minhas energias? Onde estou focando meu pensamento? Estou focando no que é mais importante?”

 

Esses questionamentos são essenciais para a realização de um plano de ação legítimo, transformando um objetivo abstrato em uma realidade concreta.

 

Para isso, você pode utilizar uma ferramenta muito comum no coaching, conhecida como SMART, aplicada para elaborar planos de ação.

 

Veja o modelo SMART:

 

S – Específico: quanto mais específico, menor o risco de más interpretações. “O que eu quero com essa meta? Quero ser mais produtivo e ter mais rendimento no meu dia a dia.”

 

M – Mensurável: quanto tempo será necessário para realizá-la. “Quanto tempo de fato eu preciso para realizar cada atividade em minha rotina?”

 

A – Atingível: ter certeza de que será possível atingir o resultado esperado. Analisar o seu histórico e se perguntar: “a meta para tornar-me mais produtivo é atingível?”

 

R – Relevante: uma meta para ser relevante deve impactar diretamente em sua rotina, de modo que você consiga provar facilmente que ela trouxe algum tipo de resultado. “Estou tendo mais rendimento e produzindo mais? Diminuí o stress e ansiedade?”

 

T – Temporal: uma meta deve estar associada a um período em que deverá ser realizada. “Eu consegui realizar no prazo que me propus?”

 

A ferramenta SMART é um auxílio a fim de levá-lo a uma vida mais prazerosa e produtiva. Só nos tornaremos altamente eficientes e produtivos quando entendermos que a multitarefa é uma competência erroneamente valorizada, ela é a atividade que mais nos rouba energia e mais nos torna ineficientes.

 

Por fim, é preciso direcionar um olhar sobre possíveis obstáculos que possam aparecer. Prever futuros problemas, aumentam a chance de solucioná-los, e isso consequentemente eleva seu rendimento.

 

Ainda tem dúvidas de por que aplicar as técnicas de Coaching em sua vida?

 

Um estudo conduzido pela Universidade de Warwick, no Reino Unido, apontou que as pessoas mais felizes são aquelas que conseguem ser mais produtivas, conciliando todas as áreas da vida com excelência.

 

Quer saber mais?

 

Venha nos conhecer e aprender como essas e outras técnicas de Coaching podem alavancar sua vida!

 

Nós da Crescimentum, temos Formações e Certificações que unem experiência e expertise há mais de 15 anos no mercado.

 

 

por Dan Porto, head de Coaching e sócio-diretor da Crescimentum

Gestão de Tempo: como o Business Planner vai te tornar mais eficiente

Por Fernanda Okura, consultora educacional da Crescimentum

 

A vida de um empreendedor está longe daquele sonho glamuroso de liberdade, tranquilidade e férias sem perder de vista.

 

Quem saiu do mundo corporativo e teve a coragem de iniciar uma jornada empreendedora descobre rapidamente que ser empreendedor é sinônimo de “máxima ocupação em tempo integral”, ou seja, uma habilidade é essencial: Gestão de Tempo!

 

Começar uma empresa do zero, na maioria das vezes significa passar muito tempo fora do escritório, fazer inúmeras reuniões, ver números de vendas o tempo todo, verificar e-mails, mensagens e, se sobrar tempo, acompanhar sua equipe.

 

Há certas decisões que simplesmente não acontecerão sem sua contribuição. Internamente, você gostaria que sua equipe se movesse de forma rápida e fosse mais independente.

 

Externamente, você quer resolver as coisas e tirá-las da frente o mais rápido o possível. Falta tempo para liderar as pessoas, mas para fazer o seu negócio crescer, preparar e guiar as pessoas é um fator crítico de sucesso. É um paradoxo.

Gestão de tempo: como, quando e por quê?

Como empreendedor você possivelmente carrega o peso de dezenas ou até mesmo centenas de vidas que confiaram nas suas ideias e dependem de você.

 

Parece difícil, não? É pior do que qualquer “não empreendedor” consegue imaginar.

 

As 40 ou 48 horas semanais de um colaborador individual empregado em uma organização, podem tornar-se 80 ou 90.

 

Grant Cardone, empreendedor de sucesso e colunista do New York Times revelou em uma de suas entrevistas que chegou a trabalhar 95 horas por semana nos primeiros anos de seus negócios.

 

Mas será que tantas horas são realmente necessárias? Melhor: será que um empreendedor poderia trabalhar tão bem quanto, mas em uma quantidade menor de horas?

 

Como os empreendedores têm utilizado o seu tempo? Aspectos realmente importantes e estratégicos estão nessa conta?

 

Para te ajudar nessa jornada e facilitar as suas respostas para as perguntas acima, nós criamos a ferramenta Business Planner.

Essa é uma ferramenta simples que pode ajudar você a diagnosticar a sua rotina, compreendendo melhor onde seu tempo está sendo gasto e avaliando o que pode ser melhorado.

 

Pensa rápido: Como você distribui e utiliza o seu tempo? Gasta mais tempo liderando e gerenciando as pessoas ou dedica-se mais a coisas rotineiras e operacionais? Quanto tempo da semana você investe em seu autodesenvolvimento e aprimoramento?

Baixe a ferramenta completa aqui!

Como usar essa ferramenta para a gestão de tempo?

PASSO 1) Liste e organize todas as atividades que você teve na última semana

Esse é o passo que provavelmente te tomará mais tempo, mas valerá a pena!

  • Na coluna 1 (Rotina e Operação) você deve listar todas as coisas que faz na semana que considera operacionais e recorrentes (responder e-mails, ajudar na produção etc.)
  • Na coluna 2 você pode listar atividades estratégicas como conversas referências do mercado (ações de Benchmarking), tempo gasto na análise de dados financeiros ou do funil de vendas, ou mesmo o estudo de concorrentes
  • Na coluna 3 você poderá listar todas as tarefas que envolvem a criação e/ou fortalecimento com fornecedores e clientes. Visitas comerciais, reuniões e esses eventos tão importantes devem ser incluídos aqui
  • Na coluna 4 você poderá listar todas as tarefas que empreende semanalmente para continuar o seu desenvolvimento. Se para qualquer profissional preparado para o futuro é essencial que se esteja em constante aprendizado e evolução, para o empreendedor não é (e nem pode) ser diferente. O empreendedor precisa ser um curioso por natureza. Portanto, nessa coluna você pode listar quais as atividades fez na última semana para se desenvolver. Isso pode ser desde a leitura de uma revista, ou até a participação em um evento ou curso.
  • Por fim, a coluna 5 dedica-se a observar quanto tempo você está empenhando em aspectos que envolvem a liderança e gestão de tempo e pessoas. Aqui você poderá anotar quantas reuniões fez com a equipe, quantas conversas de desenvolvimento e alinhamento fez com cada liderado… Além disso, esse campo também serve para que você possa observar quanto tempo está dedicando para encontrar pessoas verdadeiramente alinhadas ao seu negócio. O Google já disse que uma das tarefas mais estratégicas que um líder faz é a contratação de pessoas. Liste aqui as entrevistas que fez ou o tempo que dedicou para procurar pessoas no LinkedIn ou na sua rede de amigos.

 

PASSO 2) Quantifique percentualmente o tempo gasto em cada coluna e coloque os valores na segunda linha (tempo investido %)

Agora que você já sabe quais tarefas teve na última semana e como elas estão distribuídas, questione-se percentualmente qual o valor gasto em cada uma.

 

Por exemplo: na última semana Pedro, um empreendedor jovem e entusiasmado, dedicou cerca de 50% do tempo nas atividades operacionais (coluna 1), 10% nas atividades estratégicas (coluna 2), 5% em reuniões e relacionamentos com clientes (coluna 3), 5% do tempo estudando (coluna 4) e 30% ajudando seus colaboradores a se desenvolverem (coluna 5).

PASSO 3) Observe o tempo gasto na última semana e faça a projeção ideal

Ou seja, o que você gostaria de melhorar e como entende que poderia atuar de uma maneira melhor, mais estratégica e eficaz? Será que você está gastando muito tempo na operação?

 

Será que algumas dessas tarefas operacionais poderiam ser delegadas? Será que você está negligenciando o seu próprio desenvolvimento?

 

Será que sua equipe está recebendo a orientação e o treinamento necessários da sua parte para fazerem o que precisa ser feito? Você tem cuidado da gestão e contratação das pessoas devidamente?

 

Para ilustrar melhor essa ideia voltemos ao exemplo do Pedro: Ao fazer esse breve exercício ele percebeu que poderia gastar menos tempo no operacional e mais tempo nas atividades estratégicas e fortalecendo sua relação com clientes. A partir dessa análise simples e eficaz, Pedro partiu para a AÇÃO (passo 4)

Passo 4) AJA! (OU MELHOR: AJA ANTES QUE SEJA TARDE DEMAIS)

Depois de preencher da forma mais sincera o possível o seu Business Planner, pergunte-se:  O que eu deveria estar fazendo que não estou? O que tem carecido da minha atenção que tenho negligenciado? O que eu preciso fazer para usar o meu tempo de forma mais inteligente?

 

Monte o seu plano de ação e observe quais são as AÇÕES que você precisa tocar para melhorar sua gestão de tempo, ou seja, equilibrar o seu tempo e sua rotina semanal. Pergunte-se:

 

O que eu preciso parar de fazer?

 

O que eu deveria estar fazendo mais?

 

O que eu preciso começar a fazer?

Considerações importantes sobre essa ferramenta:

Não existe um Business Planner ideal!

Cada empreendedor poderá falar qual é a melhor forma de se usar o tempo. Para empreendedores a coluna 2 é crucial. Para outros, a coluna 3 será a mais importante. O que queremos lhe trazer com essa ferramenta é a consciência de como você pode usar seu tempo de forma mais inteligente e estruturada.

Use o Business Planner para equilibrar a sua rotina!

Essa ferramenta poderá lhe fornecer alertas do tipo “você está gastando tempo demais no operacional”. Ou: “Você precisa começar a estudar mais”.

 

– Observe com grande atenção a coluna 5!  Muitos empreendedores negligenciam o tempo gasto com as pessoas, com liderança e com a contratação dos talentos.

 

Isso é natural uma vez que várias outras coisas do negócio estão nas suas mãos! Mas lembre-se: quem transporta a estratégia para a realidade são as PESSOAS que trabalham com você.

 

Sem elas devidamente preparadas, qualquer empresa seja ela pequena ou enorme estará fadada ao fracasso!

 

Gostou dessa ferramenta? Quer saber mais sobre como a rotina do empreendedor poderia ser mais eficiente? Percebeu que ainda precisa aprimorar o tempo gasto com pessoas, liderança e contratação? Conheça o curso Startups do Futuro e venha conferir as melhores práticas sobre gestão de colaboradores que estão sendo aplicadas por empresas referências como Google, Apple, Amazon, Zappos, Facebook, Netflix, LinedIn, entre outras.