Por Fernanda Okura, consultora educacional da Crescimentum

A vida de um empreendedor está longe daquele sonho glamuroso de liberdade, tranquilidade e férias sem perder de vista.

Quem saiu do mundo corporativo e teve a coragem de iniciar uma jornada empreendedora descobre rapidamente que ser empreendedor é sinônimo de “máxima ocupação em tempo integral”, ou seja, uma habilidade é essencial: Gestão de Tempo!

Começar uma empresa do zero, na maioria das vezes significa passar muito tempo fora do escritório, fazer inúmeras reuniões, ver números de vendas o tempo todo, verificar e-mails, mensagens e, se sobrar tempo, acompanhar sua equipe.

Há certas decisões que simplesmente não acontecerão sem sua contribuição. Internamente, você gostaria que sua equipe se movesse de forma rápida e fosse mais independente.

Externamente, você quer resolver as coisas e tirá-las da frente o mais rápido o possível. Falta tempo para liderar as pessoas, mas para fazer o seu negócio crescer, preparar e guiar as pessoas é um fator crítico de sucesso. É um paradoxo.

Gestão de tempo: como, quando e por quê?

Como empreendedor você possivelmente carrega o peso de dezenas ou até mesmo centenas de vidas que confiaram nas suas ideias e dependem de você.

Parece difícil, não? É pior do que qualquer “não empreendedor” consegue imaginar.

As 40 ou 48 horas semanais de um colaborador individual empregado em uma organização, podem tornar-se 80 ou 90.

Grant Cardone, empreendedor de sucesso e colunista do New York Times revelou em uma de suas entrevistas que chegou a trabalhar 95 horas por semana nos primeiros anos de seus negócios.

Mas será que tantas horas são realmente necessárias? Melhor: será que um empreendedor poderia trabalhar tão bem quanto, mas em uma quantidade menor de horas?

Como os empreendedores têm utilizado o seu tempo? Aspectos realmente importantes e estratégicos estão nessa conta?

Para te ajudar nessa jornada e facilitar as suas respostas para as perguntas acima, nós criamos a ferramenta Business Planner.

Essa é uma ferramenta simples que pode ajudar você a diagnosticar a sua rotina, compreendendo melhor onde seu tempo está sendo gasto e avaliando o que pode ser melhorado.

Pensa rápido: Como você distribui e utiliza o seu tempo? Gasta mais tempo liderando e gerenciando as pessoas ou dedica-se mais a coisas rotineiras e operacionais? Quanto tempo da semana você investe em seu autodesenvolvimento e aprimoramento?

Baixe a ferramenta completa aqui!

Como usar essa ferramenta para a gestão de tempo?

PASSO 1) Liste e organize todas as atividades que você teve na última semana

Esse é o passo que provavelmente te tomará mais tempo, mas valerá a pena!

• Na coluna 1 (Rotina e Operação) você deve listar todas as coisas que faz na semana que considera operacionais e recorrentes (responder e-mails, ajudar na produção etc.)
• Na coluna 2 você pode listar atividades estratégicas como conversas referências do mercado (ações de Benchmarking), tempo gasto na análise de dados financeiros ou do funil de vendas, ou mesmo o estudo de concorrentes
• Na coluna 3 você poderá listar todas as tarefas que envolvem a criação e/ou fortalecimento com fornecedores e clientes. Visitas comerciais, reuniões e esses eventos tão importantes devem ser incluídos aqui
• Na coluna 4 você poderá listar todas as tarefas que empreende semanalmente para continuar o seu desenvolvimento. Se para qualquer profissional preparado para o futuro é essencial que se esteja em constante aprendizado e evolução, para o empreendedor não é (e nem pode) ser diferente. O empreendedor precisa ser um curioso por natureza. Portanto, nessa coluna você pode listar quais as atividades fez na última semana para se desenvolver. Isso pode ser desde a leitura de uma revista, ou até a participação em um evento ou curso.
• Por fim, a coluna 5 dedica-se a observar quanto tempo você está empenhando em aspectos que envolvem a liderança e gestão de tempo e pessoas. Aqui você poderá anotar quantas reuniões fez com a equipe, quantas conversas de desenvolvimento e alinhamento fez com cada liderado… Além disso, esse campo também serve para que você possa observar quanto tempo está dedicando para encontrar pessoas verdadeiramente alinhadas ao seu negócio. O Google já disse que uma das tarefas mais estratégicas que um líder faz é a contratação de pessoas. Liste aqui as entrevistas que fez ou o tempo que dedicou para procurar pessoas no LinkedIn ou na sua rede de amigos.

PASSO 2) Quantifique percentualmente o tempo gasto em cada coluna e coloque os valores na segunda linha (tempo investido %)

Agora que você já sabe quais tarefas teve na última semana e como elas estão distribuídas, questione-se percentualmente qual o valor gasto em cada uma.

Por exemplo: na última semana Pedro, um empreendedor jovem e entusiasmado, dedicou cerca de 50% do tempo nas atividades operacionais (coluna 1), 10% nas atividades estratégicas (coluna 2), 5% em reuniões e relacionamentos com clientes (coluna 3), 5% do tempo estudando (coluna 4) e 30% ajudando seus colaboradores a se desenvolverem (coluna 5).

PASSO 3) Observe o tempo gasto na última semana e faça a projeção ideal

Ou seja, o que você gostaria de melhorar e como entende que poderia atuar de uma maneira melhor, mais estratégica e eficaz? Será que você está gastando muito tempo na operação?

Será que algumas dessas tarefas operacionais poderiam ser delegadas? Será que você está negligenciando o seu próprio desenvolvimento?

Será que sua equipe está recebendo a orientação e o treinamento necessários da sua parte para fazerem o que precisa ser feito? Você tem cuidado da gestão e contratação das pessoas devidamente?

Para ilustrar melhor essa ideia voltemos ao exemplo do Pedro: Ao fazer esse breve exercício ele percebeu que poderia gastar menos tempo no operacional e mais tempo nas atividades estratégicas e fortalecendo sua relação com clientes. A partir dessa análise simples e eficaz, Pedro partiu para a AÇÃO (passo 4)

Passo 4) AJA! (OU MELHOR: AJA ANTES QUE SEJA TARDE DEMAIS)

Depois de preencher da forma mais sincera o possível o seu Business Planner, pergunte-se:  O que eu deveria estar fazendo que não estou? O que tem carecido da minha atenção que tenho negligenciado? O que eu preciso fazer para usar o meu tempo de forma mais inteligente?

Monte o seu plano de ação e observe quais são as AÇÕES que você precisa tocar para melhorar sua gestão de tempo, ou seja, equilibrar o seu tempo e sua rotina semanal. Pergunte-se:

O que eu preciso parar de fazer?

O que eu deveria estar fazendo mais?

O que eu preciso começar a fazer?

Considerações importantes sobre essa ferramenta:

– Não existe um Business Planner ideal!

Cada empreendedor poderá falar qual é a melhor forma de se usar o tempo. Para empreendedores a coluna 2 é crucial. Para outros, a coluna 3 será a mais importante. O que queremos lhe trazer com essa ferramenta é a consciência de como você pode usar seu tempo de forma mais inteligente e estruturada.

– Use o Business Planner para equilibrar a sua rotina!

Essa ferramenta poderá lhe fornecer alertas do tipo “você está gastando tempo demais no operacional”. Ou: “Você precisa começar a estudar mais”.

– Observe com grande atenção a coluna 5!  Muitos empreendedores negligenciam o tempo gasto com as pessoas, com liderança e com a contratação dos talentos.

Isso é natural uma vez que várias outras coisas do negócio estão nas suas mãos! Mas lembre-se: quem transporta a estratégia para a realidade são as PESSOAS que trabalham com você.

Sem elas devidamente preparadas, qualquer empresa seja ela pequena ou enorme estará fadada ao fracasso!

Gostou dessa ferramenta? Quer saber mais sobre como a rotina do empreendedor poderia ser mais eficiente? Percebeu que ainda precisa aprimorar o tempo gasto com pessoas, liderança e contratação? Conheça o curso Startups do Futuro e venha conferir as melhores práticas sobre gestão de colaboradores que estão sendo aplicadas por empresas referências como Google, Apple, Amazon, Zappos, Facebook, Netflix, LinedIn, entre outras.