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4 dicas para liderar equipes em home office

Se você está enfrentando dificuldades para liderar equipes em home office, você não está sozinho.

A maioria das lideranças do mundo está diante do desafio de gerir a empresa neste momento de crise e, ao mesmo tempo, olhar para o bem-estar dos colaboradores e da família, sem perder o foco nos clientes e no negócio.

Por outro lado, os colaboradores precisam equilibrar o seu ambiente familiar com o trabalho, gerindo suas emoções e expectativas. 

Neste artigo, falo mais profundamente sobre como podemos superar os desafios gerados pelo trabalho remoto, trazendo boas práticas de gerenciamento de equipes em home office. 

Home office: o que fazem as empresas de sucesso?

Muitas empresas já praticavam o home office e outras estão sendo forçadas a implementar agora essa prática em suas rotinas.

A pandemia do Coronavírus deve fazer com que o trabalho remoto cresça 30% após o período de estabilização dos casos e retomada das atividades, segundo estudo do professor da FGV (Fundação Getulio Vargas), André Miceli.

Uma pesquisa, realizada pela consultoria Betania Tanure Associados (BTA) com 359 empresas brasileiras mostrou que 43% adotaram o home office em função do Coronavírus.

Mais de 60% das empresas que participaram da pesquisa, consideram como principais desafios:

  • Adaptação das atividades presenciais para virtuais
  • Gerenciamento remoto de pessoas

Então, como se adaptar mais rapidamente a este cenário?

Em pesquisa da Great Place to Work, verificamos que, entre as 150 Melhores Empresas Para Trabalhar no Brasil, 65% apostam na prática de home office, 83% no horário flexível e 60% em day off.  

Abaixo, trago alguns cases de empresas que aderiram ao trabalho remoto como medida de prevenção ao Coronavírus e as alternativas que têm encontrado para superar os desafios do home office. 

4all

Nesta empresa de tecnologia, para viabilizar o home office do time de relacionamento, por exemplo, a equipe de Infraestrutura habilitou uma função de redirecionamento de chamada.

Quando os clientes ligam para o setor, o telefone toca três vezes na sede e o quarto toque passa a tocar no aparelho celular. Com isso, conseguem fazer essa função remotamente e sem impactar a qualidade do atendimento.

CBA (Companhia Brasileira de Alumínio)

O home office é incentivado considerando cada tipo de atividade desempenhada pelo profissional. O RH atua conscientizando os líderes para incorporarem isso no gerenciamento de suas equipes.

Algumas áreas fazem rodízio de trabalho em home office e sabem com antecedência a programação para que possam se planejar.

Cisco

O atual CEO da organização no Brasil, Laércio, comenta sobre seu processo seletivo: “fui contratado e comecei a trabalhar na Cisco sem ter falado com ninguém da empresa pessoalmente”.

O trabalho remoto faz parte da cultura da empresa e, para que isso funcione, disponibilizam plataformas como o WebEx, para que os colaboradores possam se conectar em qualquer lugar, e por meio de qualquer aparelho. 

Em alguns casos, instalam roteador, telefone e equipamento de Telepresença e oferecem ajuda de custo com banda larga.

Hospital Albert Einstein

O hospital iniciou um programa home office em 2018 dividido em três fases com 1.799 colaboradores. Uma pesquisa interna feita no período apontou um índice de satisfação geral de 97%.

Ao entrar no programa, o colaborador recebe um treinamento online e recebe as orientações necessárias para a execução de suas atividades de forma remota como: ergonomia, rotina de trabalho, planejamento familiar, etc.

Itaú Unibanco

Para facilitar a adaptação ao trabalho remoto, o banco oferece um guia para gestores e colaboradores com informações, regras, modelo de trabalho, ergonomia e canais de apoio.

Ivia

A Ivia disponibiliza online: controle de ponto, banco de ideias, contracheque, SAI – sistema de atendimento, sistema de competências, arquivos e templates que facilitam o acesso remoto.

Para os gerentes, toda a documentação (entrevistas, checklist, solicitações para o setor pessoal e solicitação para o diretor) de atividades é feita pela internet, o que otimiza o tempo de trabalho.

KingHost

Os gestores que trabalham em home office incentivam os colaboradores a minimizarem a distância por meio de ações como participação em reuniões via Skype e inclusão em ações por vídeo.

Além disso, para que todos estejam alinhados no que diz respeito a reuniões, são realizadas as gravações dos encontros entre os times presenciais. Na sequência, esses vídeos são disponibilizados aos colaboradores.

Nextel

O programa home office foi criado em 2015. Atualmente, todos colaboradores administrativos, de todos os níveis, com mais de 90 dias de empresa, podem trabalhar remotamente 1 ou 2 vezes na semana.

Para participar, os colaboradores devem realizar um treinamento com dicas e orientações sobre como aproveitar bem o dia de home-office.

Um exemplo recente vem da Nubank, que teve que adotar o home office e tem aproximadamente 2600 funcionários distribuídos em São Paulo, Berlim, Buenos Aires e Cidade do México.

Uma das medidas foi enviar cadeiras ergonômicas para as casas dos colaboradores. Já enviaram 500 unidades e nos próximos dias devem enviar mais mil.

4 dicas para liderar equipes em home office

Agora que você viu alguns exemplos de empresas que já atuam com programas para o trabalho remoto, aqui vão 4 dicas para liderar equipes neste formato:

1- Comunicação

Mais do que nunca a comunicação se faz essencial. O líder precisa ter proximidade com os colaboradores mesmo a distância e manter contato regular, por vezes até diário, com as pessoas. Alguns pontos essenciais:

Transparência

É importante que o líder compartilhe as informações disponíveis no momento sobre como a organização está olhando o cenário, próximos passos e medidas que estão sendo tomadas.

Isso pode mudar a cada semana, por isso a importância de manter a comunicação frequente a cada novidade que seja relevante sobre a visão de futuro ou que possa minimizar ansiedade, medo, dúvidas e inferências por parte da equipe.

Visão de futuro e um propósito compartilhado pelo time também são fundamentais para trazer clareza, segurança e engajar as pessoas.

Caso não possa compartilhar alguma informação, seja transparente e diga que, neste momento, existem motivos para isso. Dizer que não pode dividir uma informação é ser transparente na comunicação.

Ao mesmo tempo, mantenha o canal aberto para perguntas, ideias e o que possa vir dos colaboradores.

Acordos de convivência

Caso não tenha, crie ou adapte alguns acordos de convivência com a equipe. Por exemplo, estabelecer a frequência da comunicação, a ferramenta que será usada para isso e o tempo máximo de duração de reuniões online.

É importante definir com a equipe tudo que pode facilitar o bom trabalho, de maneira organizada e equilibrada.

Alinhamentos de expectativa

Conversar com os colaboradores para ouvir as expectativas, ideias e dúvidas que possam surgir e alinhar as expectativas é essencial neste momento.

Para isso, deixe claro o que é esperado de cada um, como a entrega deve ser feita, como será avaliada e qual o resultado esperado.

2- Feedback

O principal papel de um líder é desenvolver pessoas. Para isso, o feedback continua sendo a forma mais rápida e sem custo de se desenvolver e ajudar os liderados a evoluírem.

O feedback é um momento de olhar para o outro com interesse genuíno e altruísmo, com foco em seu desenvolvimento. Olhando para o negócio, você pode utilizar o feedback para melhorias rápidas e contínuas.

O líder deve ser o exemplo, pedindo feedbacks aos liderados sobre como está indo a sua gestão remota e o que pode melhorar.

Constância

Faz parte da comunicação transparente manter o hábito de dar feedbacks constantes ao time.

Se algo foi bom, reconheça e celebre. A pessoa precisa saber o que está fazendo bem para que possa fazer mais vezes e se sentir motivada.

Se algo precisa ser melhorado, dê a oportunidade ao liderado de corrigir rápido. Isso faz parte dos ciclos curtos de aprendizagem e melhoria contínua.

Entenda o perfil de cada um

Conhecendo o perfil de cada um de sua equipe, o líder consegue avaliar se o feedback funciona melhor de maneira informal ou formal, com horário marcado ou mandando um áudio diretamente.

É importante sempre pensar no que funciona melhor para pessoa. Como ela preferiria receber um feedback neste momento?

Ferramenta SCI

Com essa ferramenta da CCL – Center for Creative Leadership, você consegue dar um feedback tirando o peso do momento, sem julgamentos e em até dois minutos.

Situação

Onde e quando aconteceu? Aqui é momento de situar a pessoa. 

Ex: ontem, durante a reunião de marketing.

Comportamento 

Quais foram as ações da pessoa? Importante tirar a opinião pessoal, julgamento e generalizações como: sempre, nunca, toda vez. 

É o momento de falar sobre o que observou, como se uma câmera estivesse filmando e pudesse registrar o momento exato. 

Ex: você não trouxe o relatório do mês.

Impacto

Quais as consequências causadas pelo comportamento da pessoa? 

Ex: a reunião ficou incompleta sem o relatório e não tínhamos dados suficientes para definir se utilizaremos a campanha de marketing A ou B. Desperdiçamos tempo da equipe e isso vai gerar atraso no lançamento da campanha.

3- Empowerment

O momento pede equipes autônomas, que se sintam confortáveis para trazer ideias, assumir a liderança situacional de um projeto e que vejam o erro inédito como aprendizagem.

Competência do liderado x risco para o negócio

Para delegar e desenvolver as pessoas a distância, é preciso considerar a competência do liderado para aquela tarefa específica juntamente com o risco para o negócio.

Com essa visão, você consegue dar autonomia sem “delargar” e sem colocar o negócio em risco. Tenha clareza se é hora de acompanhar, fazer junto ou empoderar.

Pense em como você pode ajudar cada colaborador a evoluir. Se você sempre tiver todas as respostas ou fizer por eles, provavelmente vai ter uma equipe pouco engajada e que fica na zona de conforto, aguardando suas orientações.

Controle x autonomia

É o momento de se concentrar no resultado e não em cada atividade específica ou no número de horas que o liderado está trabalhando em home office.

Para isso, será preciso renunciar à necessidade de controle e de burocracia. Se o liderado precisar passar pela aprovação de várias pessoas pode se sentir desmotivado ou apenas executar o que for pedido, sem trazer ideias ou inovações.

Essa é uma boa oportunidade de retomar os itens “alinhamento de expectativa” e “acordo de convivência”, como vimos acima. Combine o jogo e dê autonomia para que realizem.

Depois, dê feedbacks e continue estimulando a autonomia.

4- Relações de confiança

Não existe liderança sem confiança.

Se você não tiver uma boa relação de confiança, todas as dicas acima serão afetadas. Por outro lado, ao dedicar tempo para fortalecer a confiança, você consegue se comunicar melhor, dar feedback, empoderar e liderar.

Confiança x Controle

Ou existe controle ou confiança. É impossível manter os dois.

Se você pedir aos liderados que enviem três reports do que estão fazendo por dia, acessar seus notebooks para ler os e-mails, ligar todos os dias para perguntar o que estão fazendo e não como estão, você está demonstrando que não confia.

Sem confiança, você perde engajamento, comunicação transparente, feedback, trabalho em equipe e principalmente resultado. Uma equipe gerida por controle vai fazer o possível, não o melhor.

Vulnerabilidade

O quanto o líder e os liderados se sentem confortáveis para se mostrarem vulneráveis perante os outros?

Vulnerabilidade, neste caso, significa confiar ao ponto de não se importar em reconhecer erros cometidos ou de assumir não ter respostas para algum tipo de problema.

Comprometimento x competição

O líder precisa criar e estimular um ambiente confiável, onde todos sintam que os outros tem boas intenções.

Isso se dá com feedbacks constantes, comunicação transparente e autonomia para a equipe.

Ou as pessoas estão competindo entre si ou existe confiança e, com isso, um desejo partilhado de comprometimento para um objetivo comum.

Liderança remota: desenvolva a competência

A forma como os líderes tratam seus liderados hoje, neste cenário adverso e desafiador para todos, trará resultados a médio e longo prazo para a organização. E estes resultados podem ser positivos ou negativos.

Quais serão seus próximos passos para melhorar o gerenciamento da sua equipe a distância?

Diante dos recentes acontecimentos, temos visto uma grande potencialidade do digital como forma de amenizar os impactos do Coronavírus em nossas vidas e organizações. 

Sabemos que estamos em uma fase complexa com desafios novos, mas uma coisa é certa: se quisermos obter resultados e visualizar oportunidades neste momento, não podemos deixar o desenvolvimento das pessoas de lado. 

Pensando nisso, criamos o treinamento Liderança Remota, visando oferecer um passo a passo para que cada líder possa refazer acordos com o time, acompanhar a performance e manter o engajamento, tornando-se apto para gerir equipes com eficácia mesmo a distância. 

Conheça o treinamento e saiba como gerar resultados de qualquer lugar com novas competências para liderar e inspirar pessoas.

 

Por Arthur Diniz, CEO e fundador da Crescimentum